Een e-HRM systeem omvat een database waarin alle relevante informatie omtrent medewerkers opgeslagen kan worden, door zowel de personeelsafdeling als de medewerkers zelf (Employee- en Manager Self Service). De gegevens leiden tot een beter inzicht in de capaciteiten en talenten van de medewerkers en de verdeling daarvan binnen de organisatie. Door een actief beleid van opleiden, rekruteren en organiseren wordt de beschikbaarheid en inzet van de capaciteiten geoptimaliseerd. Daarnaast kan een personeelssysteem ook bijdragen aan het terugbrengen van het ziekteverzuim, het afstemmen van verlof en het leveren van management rapportages. Geavanceerde systemen bieden vaak ook modules voor salarisverwerking, recruitment, tijdregistratie en toegangscontrole. Oftewel, een complete (online) toepassing om het personeelsbeleid binnen een moderne organisatie vorm te geven.

Cloud vs. Eigen beheer
Elke organisatie die een personeelsinformatiesysteem wil gaan implementeren, zal geconfronteerd worden met de keuze voor een applicatie in eigen beheer (on-premises) of een cloud oplossing.